Steuerberatung

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch dient zur Dokumentation der mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken sowie der Anlässe der jeweiligen Fahrten. Dies geschieht aus Gründen der betriebsinternen Abrechnung und der steuerlichen Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt. Es kann aber auch zur Vorlage in Unternehmen oder bei der Polizei dienen, beispielsweise für Beteiligte oder Zeugen eines Verkehrsunfalls.

Welche Arten von Fahrtenbüchern gibt es?

Es gibt sowohl elektronische als auch manuelle, auf Papier geführte Fahrtenbücher – beide Varianten sind zulässig. So sind kleine Papier-Fahrtenbücher unkompliziert im Schreibwarenhandel erhältlich. Sie sind handlich und für Selbstständige sehr gut geeignet.

In größeren Fuhrparks hat sich hingegen die elektronische Variante durchgesetzt, welche die Routen und Standorte durch GPS nachvollziehbar machen. Beide Varianten werden vom Finanzamt akzeptiert.

Wie führt man ein Fahrtenbuch?

Die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs ist essenziell und insbesondere gegenüber dem Finanzamt und Behörden von größter Wichtigkeit: Entspricht ein Fahrtenbuch nicht den festgelegten Anforderungen, pauschaliert das Finanzamt Privatfahrten. Die daraus resultierende steuerliche Belastung kann sehr erheblich ausfallen. Der Gesetzgeber geht grundsätzlich davon aus, dass Dienstwagen auch privat genutzt werden. Das Fahrtenbuch hält hingegen fest, welche Fahrten wirklich privat und welche definitiv rein beruflich geführt wurden.

Gesetzlich geregelt sind die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im § 6 Absatz 1 Nr.4 Satz 3 EStG.

Was sind die Mindestanforderungen eines Fahrtenbuchs?

Die im Fahrtenbuch dokumentierten Daten sind normiert. Mindestens anzugeben sind:

• Abfahrtsort und Zielort
• Datum sowie Uhrzeit beim Start und Ende der Fahrt
• Fahrer
• Zurückgelegte Entfernung, d. h. Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
• Zweck der Fahrt, beispielsweise ob es sich um eine private oder dienstliche Fahrt handelt

Bei Kundenterminen ist es möglich, einzelne Kundinnen und Kunden in zeitlich exakter Reihenfolge in einer Fahrt zusammen zu fassen. Bei Privatfahrten reichen die Kilometer (Kilometerstände), das Datum und der Vermerk „privat“. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt der kurze Vermerk „W-A“. Zudem müssen die Einträge „plausibel“ sein. Doch was bedeutet das? Was „plausibel“ heißt, entscheidet im Zweifel der Finanzbeamte: Beispielsweise ob es glaubhaft ist, dass der Dienstwagen wirklich niemals für Privatfahrten genutzt wurde.

Warum führt man ein Fahrtenbuch?

Es gibt zwei Hauptgründe für die Führung eines Fahrtenbuches:

• zur steuerlichen Abrechnung
• aufgrund behördlicher Auflagen

Ein Fahrtenbuch zum Zweck der betriebsinternen und steuerlichen Abrechnung ist der Hauptgrund zur Verwendung eines Fahrtenbuches. Es wird aus steuerlichen Gründen zum Nachweis tatsächlich betrieblicher Fahrten geführt.

Aber auch die Polizei kann die Auflage zur Führung eines Fahrtenbuchs nach § 31a der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung veranlassen, beispielsweise nach schweren Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung, wenn die Feststellung eines Fahrzeugführers nicht möglich war. Diese Auflage betrifft ausschließlich den Fahrzeughalter. Bei Firmen mit einem Fuhrpark, die sowieso Fahrtenbücher führen, kann die Behörde ebenfalls Einsicht in die Fahrtenbücher verlangen. Diese Auflage gilt in der Regel für einen bestimmten Zeitraum, der aber auch „bis auf Weiteres“ lauten kann.

Welche Vorteile hat das Fahrtenbuch bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor?

Bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor bietet die Führung eines Fahrtenbuchs große Steuersparvorteile, denn es kommt lediglich zu einer Besteuerung der tatsächlich durchgeführten Privatfahrten. Bei Anwendung der Pauschalmethode ist bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor ein Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil, zuzüglich 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zu versteuern. Gerade für Fahrzeuge mit hohen Bruttolistenpreisen ist daher die Führung von Fahrtenbüchern sehr zu empfehlen.

Für mittelteure Elektrofahrzeuge mit einem Listenpreis bis € 60.000,00 (ab 2024 für Fahrzeuganschaffungen nach dem 31.12.2023: € 80000,00) gilt die sogenannte Viertelregelung, d.h. dass bei Anwendung der Pauschalmethode nur ein Prozent aus einem Viertel des Listenpreises als geldwerter Vorteil zu verteuern ist. Damit schrumpft der Unterschied zwischen der Pauschal- und der Fahrtenbuchmethode im Regelfall um ein Viertel. Ob sich der Aufwand für die Führung eines Fahrtenbuches bei E-Autos lohnt, ist fallweise zu beurteilen.

Stand: 1. Januar 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Seit 2013 können Ehegatten zwischen folgenden Veranlagungswegen wählen:

• Einzelveranlagung mit Grund-Tarif
• Verwitweten-Splitting
• „Sonder-Splitting“ im Trennungsjahr
• Zusammenveranlagung mit Ehegatten-Splitting

Ehegatten oder Lebenspartner, die beide erwerbstätig sind, können hinsichtlich der Lohnsteuerklassen wählen, ob beide der Steuerklasse IV zugeordnet werden oder der höherverdienende Ehegatte nach Steuerklasse III und der andere Ehegatte nach der Steuerklasse V besteuert wird. Letzteres ist darauf abgestimmt, dass der in Steuerklasse III eingestufte Ehegatte oder Lebenspartner in etwa 60 % und der in Steuerklasse V eingestufte in etwa 40 % des gemeinsamen Arbeitseinkommens erzielt. In der Kombination III/V muss von beiden Ehegatten immer eine Steuererklärung abgegeben werden.

Kombination IV/IV und Faktorverfahren

Bei der Kombination IV/IV wird ein höherer Steuerabzug bei dem geringer verdienenden Ehegatten in Steuerklasse V vermieden. Im Zusammenhang mit der Kombination IV/IV empfiehlt sich die Wahl eines Faktors. Der Faktor ist ein steuermindernder Multiplikator, der sich bei unterschiedlich hohen Arbeitslöhnen der Ehegatten oder Lebenspartner aus der Wirkung des Splittingverfahrens errechnet. Mit dem Faktorverfahren wird erreicht, dass bei jedem Ehegatten der Grundfreibetrag beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt wird. Die Finanzämter errechnen den Faktor aus der voraussichtlichen Einkommensteuer im Splittingverfahren, dividiert durch die Summe der Lohnsteuer für die Ehegatten oder Lebenspartner gemäß Steuerklasse IV („X“). Der so errechnete Faktor ist für zwei Jahre gültig, sodass Anträge auf Steuerklassenwechsel im Regelfall nur alle zwei Jahre gestellt werden müssen.

Vorteil der Kombination IV/IV

Der Vorteil der Steuerklassenkombination IV/IV mit Faktor ist, dass die Jahressteuerschuld sehr genau berechnet werden kann. Steuernachzahlungen und ggf. auch Einkommensteuer-Vorauszahlungen werden dadurch weitgehend vermieden.

Aufgaben für den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber hat den vom Finanzamt ermittelten und bescheinigten Faktor bei der Lohnabrechnung dahin gehend zu berücksichtigen, dass er bei Ermittlung der abzuführenden Lohnsteuer nach der Steuerklasse IV die sich ergebende Lohnsteuer um den entsprechenden Faktor mindern muss.

Antragstellung

Anträge zur Anwendung des Faktorverfahrens bzw. zum Steuerklassenwechsel allgemein müssen an das Finanzamt gerichtet werden, in dessen Bezirk die Ehegatten im Zeitpunkt der Antragstellung ihren Wohnsitz haben. Der Antrag ist auf dem Vordruck „Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten“ oder in Verbindung mit der Berücksichtigung eines Freibetrags auf dem amtlichen Vordruck „Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung“ bzw. „Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung“ zu stellen und von beiden Ehegatten gemeinsam zu unterschreiben. Antragsformulare für den Steuerklassenwechsel werden von den örtlichen Finanzämtern ausgehändigt oder können von den jeweiligen Internet-Seiten der Finanzämter heruntergeladen werden. In dem Antrag angegebene Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen werden bei der Berechnung des Faktors berücksichtigt. Die Anwendung des Faktorverfahrens im Laufe eines Jahres kann in der Regel nur einmal, und zwar spätestens bis zum 30.11. des Jahres, beim Wohnsitzfinanzamt beantragt werden.

Online-Vergleichsrechner

Die Steuerklassenkombination III/V ist im Regelfall günstiger, wenn ein Partner mehr als 60 % des Familienverdienstes bezieht. Diese Regel gilt für das IV plus Faktorverfahren unverändert. Das Bundesministerium der Finanzen und die obersten Finanzbehörden der Länder stellen auf dem Server des Bundesministeriums unter www.bmf-steuerrechner.de einen interaktiven Abgabenrechner zur Faktorberechnung für gemeinsam veranlagte Ehepartner zur Verfügung. Der Rechner liefert einen Lohnsteuervergleich in allen vier möglichen Steuerklassenkombinationen III/V oder V/III oder IV/IV plus Faktor sowie IV/IV ohne Faktor.

Steuerveranlagung

Die Anwendung des Faktorverfahrens führt zu einer Pflichtveranlagung, d. h. wie die Steuerklassenkombination III/V verpflichtet auch die Steuerklasse IV plus Faktor die Ehegatten zur Abgabe einer jährlichen Einkommensteuererklärung.

Stand: 1. Januar 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Reisekosten sind

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Reisekosten, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aufwenden, können von Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern in bestimmten Grenzen steuerfrei erstattet werden. Nicht vom Arbeitgeber erstattete Reisekostenaufwendungen stellen Werbungskosten dar.

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Erste Tätigkeitsstätte

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts wurde der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte gesetzlich definiert (§ 9 Abs. 4 EStG). Der Gesetzgeber trug dabei der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (v. 9.6.2011 BStBl 2012 II S. 34ff.) Rechnung, wonach ein Arbeitnehmer nicht mehr als eine erste Tätigkeitsstätte haben kann.

Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Als ortsfeste betriebliche Einrichtung kommen im Regelfall die Räume des Betriebs in Betracht. Erste Tätigkeitsstätte kann aber auch eine Filiale, eine Niederlassung oder ein „verbundenes Unternehmen“ sein, sofern es sich hier um ortsfeste Einrichtungen handelt. Selbst der Sitz eines Kunden kann für den Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer diesem Kunden dauerhaft zugeordnet ist.

Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte

Maßgeblich ist die arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Zuordnung durch die Arbeitgeberin bzw. den Arbeitgeber. Dauerhaft heißt, dass die Zuordnung unbefristet bzw. für die Dauer des Dienstverhältnisses bzw. mindestens über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus erfolgt ist (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Fehlt es an einer arbeitsvertraglichen oder dienstrechtlichen Zuordnung durch den Arbeitgeber, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige betriebliche Einrichtung,

• an der die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer typischerweise tätig werden soll
• oder mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage verbringt (§ 9 Abs. 4 Satz 4 Nr. 2 EStG).

Diese quantitativen Prüfkriterien sind immer erst dann heranzuziehen, wenn es an einer arbeitsrechtlichen Zuordnung fehlt. Das neue steuerliche Reisekostenrecht geht damit von einer vorrangigen arbeitsrechtlichen Zuordnung aus. Diese gilt auch, wenn der Arbeitnehmer dort nur einen geringen Teil seiner Arbeitszeit verbringt.

Beispiel:

Ein Außendienstmitarbeiter ist jeweils nur montags und freitags für je einen halben Arbeitstag im Büro seiner Firma. Der Arbeitgeber legt arbeitsvertraglich den Betriebssitz als erste Tätigkeitsstätte fest. Die Fahrten von der Wohnung des Außendienstmitarbeiters zum Betriebssitz können lediglich  mit einer Entfernungspauschale (€ 0,30 je Entfernungskilometer bis zu einer Entfernung von 20 km, für jeden weiteren Entfernungskilometer € 0,38 für VZ 2022 bis 2026) als Werbungskosten angesetzt werden. Die übrigen Fahrtkosten des Außendienstmitarbeiters (Kundenbesuche) gelten als Aufwendungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit. Sie können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden. Aus Vereinfachungsgründen können auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden.

Vorliegen einer "beruflichen Auswärtstätigkeit"

Aus der gesetzlichen Definition der ersten Tätigkeitsstätte und dem Umstand, dass jede Arbeitnehmerin bzw. jeder Arbeitnehmer nur eine Tätigkeitsstätte haben kann, ergibt sich im Umkehrschluss auch das Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Eine solche liegt danach immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und auch außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Berufliche Auswärtstätigkeiten führen regelmäßig zum Reisekostenabzug.

Weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Hat die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sucht aber nach entsprechenden Weisungen/Vereinbarungen typischerweise arbeitstäglich dasselbe Tätigkeitsgebiet auf, gelten für die arbeitstäglichen Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar.

Steuerliche Konsequenzen der „ersten Tätigkeitsstätte“

An der ersten Tätigkeitsstätte orientiert sich der Abzug von Reisekosten (Entfernungs-/Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung). Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor, gelten sämtliche Aufwendungen als Reisekosten. Sind die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte erfüllt, ist anstelle der Geltendmachung von Reisekosten nur der Ansatz der Entfernungspauschale möglich.

Die Entfernungspauschalen betragen bei Nutzung des Privatwagens (§ 9 Abs.1 Nr. 4 EStG)

Die Aufwendungen sind grundsätzlich auf € 4.500,00 im Jahr begrenzt, nutzt der Arbeitnehmer jedoch seinen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Pkw, kann auch ein höherer Betrag geltend gemacht werden.

Nutzung eines Firmenwagens mit Verbrennungsmotor:

Bei Nutzung eines Firmenwagens mit Verbrennungsmotor müssen bei Anwendung der 1-%-Methode als Monatspauschale 0,03 % des Bruttolistenpreises oder bei tageweiser Berechnung für jeden Tag 0,002 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden. Ein Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers zur ersten Tätigkeitsstätte stellt lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn dar (Ausschluss des steuerfreien Arbeitgeberersatzes § 3 Nrn. 13 und 16 EStG).

Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs oder Elektrofahrzeugs als Firmenwagen

Bei Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage für die Nutzungspauschalen nur zur Hälfte anzusetzen (hälftiger Bruttolistenpreis § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 2 EStG); bei Nutzung eines reinen Elektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage nur zu einem Viertel anzusetzen, sofern der Bruttolistenpreis nicht mehr als (2024) € 70.000 (bis 31.12. 2023  € 60.000,00) beträgt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG). Es ergeben sich hieraus folgende Nutzungspauschalen vom Bruttolistenpreis:

Verpflegungspauschalen

Verpflegungspauschalen können nicht verrechnet werden und Unterkunftskosten können nur im Rahmen der steuerlichen Regelungen für die doppelte Haushaltsführung (steuerlich kann nur der Ansatz der Entfernungspauschale erfolgen) geltend gemacht werden.

Dauerhaft festgelegter Ort

Als erste Tätigkeitsstätte kann auch ein dauerhaft festgelegter Ort gelten. Fahrten von der Wohnung zu einem dauerhaft festgelegten Ort (Fahrzeugdepot, Sammelstelle für den betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fahrkartenverkaufsstellen usw.) gelten als Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Steuerlich kann nur der Ansatz der Entfernungspauschale erfolgen.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Diese Fallgruppe dient lediglich der Klarstellung, dass auch bei Arbeitnehmern, die keine Tätigkeitsstätte haben, eine lohnsteuerlich begünstigte Auswärtstätigkeit vorliegt. Dieser Gruppe kommt daher keine eigenständige lohnsteuerliche Bedeutung mehr zu.

Homeoffice und Fahrzeuge keine erste Tätigkeitsstätte

Ein Homeoffice stellt keine betriebliche Einrichtung dar und gilt infolgedessen nicht als erste Tätigkeitsstätte. Fahrzeuge, wie z. B. das Fahrzeug eines Berufskraftfahrers oder der Zug eines Lokführers usw., gelten nicht als ortsfeste Einrichtung und damit ebenfalls nicht als erste Tätigkeitsstätte.

Ist die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer nur an ständig wechselnden Einsatzorten oder auf einem Fahrzeug tätig, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor (zur beruflichen Auswärtstätigkeit siehe oben).

Fahrtkosten als Reisekosten

Begünstigte Fahrten

Hierbei handelt es sich um Fahrten, die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst sind und die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte stattfinden. Als Reisekosten können folgende Fahrtkosten angesetzt werden (vgl. H 9.5 LStH 2024):

• Fahrten zwischen Wohnung oder erster Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeitsstätte oder Unterkunft
• innerhalb desselben Dienstverhältnisses Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 4 EStG) und Fahrten zwischen einer Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte oder in ihrem Einzugsbereich und auswärtiger Tätigkeitsstätte

Nicht als Reisekosten zählen hingegen:

• Fahrten von der Wohnung zu einem bestimmten Sammelpunkt
• Fahrten von der Wohnung zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet

Nur Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar. Für Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet gelten die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG).

Berechnungsweise der Fahrtkosten

Die Fahrtkosten, die durch die Reisetätigkeit veranlasst sind, können in der tatsächlichen Höhe angesetzt werden. Dabei werden sowohl die durch die Benutzung eines eigenen Fahrzeuges entstandenen Kosten berücksichtigt als auch Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Taxi, Flugzeug etc.).

Wird ein eigenes Kfz benutzt, kann die Höhe der Aufwendungen auf zwei Arten ermittelt werden:

• Anteilige Gesamtkosten
  Es sind grundsätzlich die auf die Dienstreisen entfallenden anteiligen Gesamtkosten zu ermitteln.
  Es kann aber auch vereinfacht auf Basis der Gesamtkosten und Gesamtkilometer eines 12-Monats-Zeitraums ein Kilometer-Satz ermittelt werden. Dieser kann so lange beibehalten werden, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Eine Änderung der Verhältnisse kann sich beispielsweise durch Ablauf des Abschreibungszeitraums ergeben, wobei dieser grundsätzlich mit sechs Jahren anzusetzen ist.
• Pauschbeträge
  Statt der tatsächlichen Kfz-Kosten kann ein Pauschbetrag von € 0,30 je gefahrenem Kilometer angesetzt werden.

Bei Erstattung durch die Arbeitgeberin bzw. den Arbeitgeber sind Beleg- und Nachweispflichten zu beachten.

Verpflegungsmehraufwendungen

Inlandsreise

Der Höhe nach ist der steuerlich zu berücksichtigende Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten für steuerliche Zwecke berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Nach § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1-3 EStG gelten für Inlandsreisen folgende Verpflegungspauschalen:

• bei eintägigen Auswärtstätigkeiten und einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden: € 14,00.
• bei mehrtätiger Auswärtstätigkeit:
  • am An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit): je € 14,00
  • Zwischentag (24 Stunden Abwesenheit): € 28,00

Beispiel:

Reise von Montag 8:00 Uhr bis Mittwoch 12:00 Uhr:

An- und Abreisetage sind per gesetzlicher Definition jene Tage, in denen der Reisende unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise „außerhalb seiner Wohnung übernachtet“ (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). Unerheblich ist, wie viele Stunden die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter an den An- und Abreisetagen tatsächlich abwesend ist; die Verpflegungspauschale gilt auf jeden Fall.

Verpflegungspauschale bei Auslandstätigkeit

Die jeweils für das betreffende Steuerjahr geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandstätigkeiten sind länderspezifisch und werden vom Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich neu festgelegt.

Die Verpflegungsmehraufwendungen für 2024 können dem BMF-Schreiben v. 21.11.2023 - IV C 5 - S 2353/19/10010 :005 entnommen werden.

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Die maßgeblichen Verpflegungspauschalen sind zu kürzen, wenn der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzungen betragen

1. für Frühstück um 20 %,
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %,

der jeweils maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag.

Beispiel:

Inlandsreise über drei Tage:

Zeitliche Begrenzung

Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer längeren beruflichen Auswärtstätigkeit beschränkt. Die Frist beginnt nach einer zeitlichen Unterbrechung von mindestens vier Wochen neu. Unbedeutend ist der Anlass der Unterbrechung. So kann beispielsweise auch durch eine gezielte Urlaubsplanung der erneute Ansatz von Verpflegungspauschalen erreicht werden. 

Unentgeltliche Arbeitnehmerbewirtung durch den Arbeitgeber

Übliche Mahlzeiten sind mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen. Ist die Mahlzeit eine „übliche Mahlzeit“, das trifft zu, wenn der Preis € 60,00 (inklusive Mehrwertsteuer und Getränke) nicht übersteigt, kommt es beim Arbeitnehmer nicht zur Hinzurechnung eines geldwerten Vorteils, wenn der Arbeitnehmer dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Die steuerliche Erfassung üblicher Mahlzeiten als Arbeitslohn ist dann ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale geltend machen kann, weil er

• innerhalb der Dreimonatsfrist mehr als acht Stunden außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist oder
• wenn eine mehrtägige Auswärtstätigkeit vorliegt. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die Bereitstellung von üblichen Mahlzeiten als Arbeitslohn zu erfassen.

Hinweis:

Kann aufgrund der Neuregelung eine Besteuerung der üblichen Mahlzeit unterbleiben, ist auf der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe „M“ zu bescheinigen. Dies dient dazu, dass das Finanzamt eine eventuelle Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Steuerveranlagung erkennen kann.

Belohnungs- und Arbeitsessen

Als Belohnungsessen gelten alle Mahlzeiten, die keine üblichen sind, also deren Preis € 60,00 (inklusive Mehrwertsteuer und Getränke) übersteigt.

Belohnungsessen sind nach den allgemeinen Regeln zu bewerten und zu besteuern (§ 8 Abs 2 EStG). Die Steuer errechnet sich aus den für Sachbezüge üblichen Bemessungsgrundlagen (den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort) und unter Berücksichtigung der Steuerklasse des Arbeitnehmers.

Arbeitsessen sind steuerfrei, da diese nicht als geldwerter Vorteil/Arbeitslohn anzusehen sind. Es bleibt insoweit beim überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers.

Die Kürzung der Verpflegungspauschalen

Erhält die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber übliche Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit, und wird auf die Versteuerung der Mahlzeit nach den o. g. Sachbezugswerten verzichtet, ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen. Bemessungsgrundlage ist der Betrag der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit (€ 28,00; vgl. Beispiel unten zu den Übernachtungskosten, Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen um Frühstück, Mittag- und Abendessen).

Die Kürzungsregelung gilt auch bei Geschäfts- oder Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Bei Belohnungsessen erfolgt keine Kürzung (denn diese sind mit dem vollen geldwerten Vorteil der Besteuerung zu unterwerfen). Die Kürzungsregelung gilt auch, wenn Reisekostenvergütungen einbehalten oder gekürzt oder vom Arbeitgeber pauschal besteuert werden. Zahlt der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit, erfolgt insoweit keine Kürzung.

Amtliche Sachbezugswerte 2024

Für 2024 betragen die amtlichen Sachbezugswerte:

• a) für ein Mittag- oder Abendessen: € 4,13
• b) für ein Frühstück: € 2,17

Die obigen Sätze gelten nicht für sogenannte Belohnungsessen (Mahlzeiten einschließlich der Getränke zum Preis von mehr als € 60,00).

Auslandsreise

Der steuerliche Abzug der Auslandstagegelder wurde zuletzt mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts neu geregelt. Für Dienstreisen ins Ausland werden die Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz zugrunde gelegt. Die für 2024 geltenden Pauschbeträge sind bekannt gemacht im BMF-Schreiben vom 21.11.2023 - IV C 5 - S 2353/19/10010 :005.

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, „ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird“ (R 9.6 Abs. 3 Satz 3 LStR 2023). Im Übrigen ist beim Ansatz des Auslandstagegeldes Folgendes zu beachten (R 9.6 Abs. 3 LStR 2023):

• Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.
• Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgeblich. Für die Tage der Ein- und Ausschiffung gelten die für den Hafenort maßgeblichen Tagegelder.

Übernachtungskosten

Inlandsreise

Notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte können als Werbungskosten geltend gemacht werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor (vgl. R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023).

Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Auf die Angemessenheit der Unterkunft selbst kommt es nicht an (z. B. 5-Sterne-Hotel). Sind die Aufwendungen dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden (berufliche Veranlassung), können sie auch geschätzt werden (LStR H 9.7 2023). Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Inland einen Pauschbetrag von € 20,00 steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug. Wie bisher ist der Werbungskostenabzug des Pauschbetrags nicht zulässig.

Wegen des unterschiedlichen Mehrwertsteuersatzes für Übernachtung (7 % Mehrwertsteuer) und Verpflegung (19 %) im Inland, wird der Frühstückspreis in der Regel extra ausgewiesen. Dann gilt dieser Betrag. Weist das Hotel neben der Übernachtungsleistung einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen aus, ist der Gesamtbetrag für Nebenleistungen wie folgt zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 % von € 30,00 (Inland = € 6,00),
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % von € 30,00 (Inland = jeweils € 12,00) Bemessungsgrundlage für den Kürzungsbetrag ist der Betrag der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit = € 30,00.

Wichtiger Hinweis: In vielen Fällen wird der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter zu den Frühstückskosten häufig eine Zuzahlung, im Regelfall in Höhe von € 5,60, abverlangt. Die Frühstücksgestellung erfolgt in diesem Fall als entgeltliche sonstige Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer mit der Konsequenz der umsatzsteuerlichen Belastung (BMF-Schreiben vom 5.3.2010 BStBl 2010 I S. 259 sowie Verfügung der Oberfinanzdirektion Rheinland vom 17.2.2011). Soll eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung vermieden werden, darf die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber nur den nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung geltenden Wert für ein Frühstück von € 2,17,00 einbehalten (Wert für das Kalenderjahr 2024.  vgl. Abschnitt 1.8 Abs. 13 des Umsatzsteueranwendungserlasses). Eine Zurechnung der Frühstücksgestellung als geldwerter Vorteil zum Arbeitslohn entfällt ebenfalls. Trägt der Arbeitgeber alle dem Mitarbeiter während der Auswärtstätigkeit entstandenen Kosten (Übernachtung, Verpflegung), liegt umsatzsteuerlich keine unentgeltliche Wertabgabe an den Arbeitnehmer vor. Der Arbeitgeber kann den Vorsteuerabzug aus der Hotelrechnung vollumfänglich geltend machen und die Spesen als Betriebsausgabe verbuchen.

Auslandsreise

Für Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Ausland einen länderspezifischen Pauschbetrag steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug.

Aufwendungen die zusätzlich anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, können nicht berücksichtigt werden. Abzugsfähig sind nur diejenigen Aufwendungen, die zusätzlich bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z. B. Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. (BMF v. 30.9.2013 a.a.O. Rz. 110 und Beispiel 50).

Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 %,
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Beispiel:

Auslandsreise nach Dänemark: Die Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen) beläuft sich auf einen Gesamtpreis von € 100,00. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen für Dänemark beträgt für 2024 bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden € 75,00. Die maßgeblichen Übernachtungskosten betragen:

Gesamtpreis: € 100,00

Abzüglich € 15,00 (für Frühstück: 20 % von € 75,00)

Abzüglich € 30,00 (für Mittagessen: 40 % von € 75,00)

Abzüglich € 30,00 (für Abendessen: 40 % von € 75,00)

ergibt € 25,00.

Reisenebenkosten

Diese können sein:

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und Taxis am Reiseort, Unfallkosten auf der Reise, Straßenbenutzungskosten wie Mautgebühren, Fährkosten, Telefongebühren, Kosten für Garage und Parkplatz, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck. Reisenebenkosten werden unter den Voraussetzungen, die für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten geltend, in tatsächlicher Höhe berücksichtigt und können als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden (R 9.8 Abs. 1 LStR 2023).

Doppelte Haushaltsführung

Als beruflich veranlasste Unterkunftskosten für die Zweitwohnung im Rahmen der doppelten Haushaltsführung können bis zu € 1.000,00 im Monat als Werbungskosten angesetzt oder steuerfrei von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG).

Stand: 11. Juni 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Übersicht über die ab 1. Januar 2024 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten Inland (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG, R 9.6 LStR 2023) sowie Ausland gem. BMF-Schreiben vom 21.11.2023 - IV C 5 - S 2353/19/10010 :005.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Absatz 3 LStR und Rz. 128 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vom 25. November 2020, BStBl I S. 1228). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 LStR und Rz. 117 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25. November 2020, BStBl I S. 1228); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).

Dieses Schreiben gilt entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland (R 9.11 Absatz 10 Satz 1, Satz 7 Nummer 3 LStR und Rz. 112 ff. des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25. November 2020, BStBl I S. 1228).

Stand: 1. Januar 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Es gibt verschiedene Methoden der Unternehmensbewertung. Welche der Methoden gewählt wird, hängt vor allem von der Unternehmensgröße und dem Bewertungsanlass ab (z. B. Erwerb und Veräußerung von Unternehmen und Unternehmensanteilen, Ein- und Austritte von Gesellschaftern, Erbfälle und Schenkungen sowie Umwandlungsfälle).

Man kann zwischen zwei wesentlichen Methoden (und deren Kombination) unterscheiden.

1. Ertragswertverfahren

Unternehmenswertermittlung unter Berücksichtigung der zukünftigen Unternehmensentwicklung unter der Prämisse des Fortbestands des Unternehmens (Going Concern)

Das Ertragswertverfahren ist die in Deutschland am weitesten verbreitete Methode (IDW S 1). Es ist das bei der Unternehmensbewertung für die Erbschaft- und Schenkungsteuer von Gesetzes wegen vorgegebene Bewertungsverfahren. Das Ertragswertverfahren wird von der Finanzverwaltung entsprechend angewendet und findet hohe Akzeptanz bei gerichtlichen Auseinandersetzungen. Der Unternehmenswert nach dem Ertragswertverfahren ergibt sich als Summe der Barwerte der nach Prognosen zu erwartenden Nettoeinnahmen unter der Prämisse der Fortführung des Unternehmens, zuzüglich eines eigenständig zu ermittelnden, gemeinen Wertes (Verkehrswert) des nicht betriebsnotwendigen Vermögens. Bei Anwendung des vereinfachten Ertragswertverfahrens für die Erbschaft- und Schenkungsteuer bestimmt sich der Ertragswert – vergangenheitsorientiert – aus dem Durchschnitt der Betriebsergebnisse der letzten drei Jahre. Die Ermittlung des Barwerts hat mit jenem Kapitalisierungszinssatz zu erfolgen, der der Rendite einer adäquaten Alternativanlage entspricht. Als Ausgangspunkt dient diesbezüglich die Rendite einer langfristigen Staatsanleihe. Um die Äquivalenz der Alternativanlage hinsichtlich Risiko, Kaufkraft und Verfügbarkeit zum konkret zu bewertenden Unternehmen herzustellen, sind noch Zu- und Abschläge zu berücksichtigen. Im vereinfachten Ertragswertverfahren für die Bewertung von Unternehmenswerten für die Erbschaft- und Schenkungsteuer ist ein gesetzlich definierter Kapitalisierungsfaktor anzuwenden.

2. Substanzwertmethode

Vermögensgegenstände minus Schulden

Der Substanzwertmethode liegt quasi die Überlegung eines „Nachbaus“ des zu bewertenden Unternehmens zugrunde. Der Substanzwert errechnet sich aus der Summe der Wiederbeschaffungspreise des betriebsnotwendigen Vermögens, abzüglich der Schulden (Fremdkapital zu Nominalwerten), zuzüglich der Liquidationswerte des nicht betriebsnotwendigen Vermögens.

Der Substanzwert hat im Rahmen der Unternehmensbewertung mangels direkten Bezugs zu künftigen finanziellen Überschüssen keine eigenständige Bedeutung. Die Berechnung des Substanzwertes eines Unternehmens ist aber aus folgendem Grund für den Zukunftserfolg von Bedeutung: Ein hohes Vermögen des zu bewertenden Unternehmens beeinflusst dessen künftige Ertragsfähigkeit. Hohes Eigenkapital bedeutet hohe Substanz, was den bilanziellen Verschuldungsgrad des Unternehmens positiv beeinflusst – mit der Folge eines besseren Ratings und niedrigerer Kreditzinsen. Unternehmen mit hoher Substanz erweisen sich auch als krisenresistenter und verfügen in der Regel über ein höheres Ausschüttungsvolumen (an Gewinnen). Diese Aspekte führen in Kombination mit anderen Bewertungsmethoden zu höheren Unternehmenswerten.

Eine eigenständige Bedeutung kommt dem Substanzwert grundsätzlich nur bei kapital- bzw. vermögensintensiven Erzeugungsbetrieben und bei Unternehmen, die überdurchschnittlich hohe Vermögenswerte besitzen (beispielsweise Immobiliengesellschaften), zu.

3. Kombination von Ertrags- und Substanzwertverfahren

Teilweise werden der Ertragswert und der Substanzwert addiert und es erfolgt eine Gewichtung, die sich an der Art des Unternehmens orientiert.

4. Vereinfachtes Ertragswertverfahren für die Erbschaft- und Schenkungsteuer

Der Gesetzgeber hat zum 1. Januar 2009 im Zuge der Umsetzung der Vorgaben des Bundesverfassungsgerichts (Beschluss vom 7.11.2006, 1 BvL 10/02) im Hinblick auf eine realitätsnahe Bewertung von Vermögensgegenständen, die vererbt oder verschenkt werden sollen, im Bewertungsrecht ein vereinfachtes Ertragswertverfahren zur Verfügung gestellt. Das vereinfachte Ertragswertverfahren eignet sich zur Ermittlung des Steuerwertes für nicht notierte Anteile an einer Kapitalgesellschaft oder aber auch zur Ermittlung des gemeinen Werts eines Einzelunternehmens, von Personengesellschaftsanteilen bzw. zur Ermittlung des gemeinen Wertes des Betriebsvermögens oder eines Anteils am Betriebsvermögen. Berechnungsgrundlage bildet der voraussichtliche Jahresertrag, welcher hier jedoch nicht durch aufwendige Prognosen zu ermitteln ist, sondern vielmehr anhand des in der Vergangenheit erzielten Durchschnittsertrags geschätzt werden kann.

Stand: 1. Januar 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.