Finanzbuchhaltung

Fahrtenbuch

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch dient zur Dokumentation der mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken sowie der Anlässe der jeweiligen Fahrten. Dies geschieht aus Gründen der betriebsinternen Abrechnung und der steuerlichen Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt. Es kann aber auch zur Vorlage in Unternehmen oder bei der Polizei dienen, beispielsweise für Beteiligte oder Zeugen eines Verkehrsunfalls.

Welche Arten von Fahrtenbüchern gibt es?

Es gibt sowohl elektronische als auch manuelle, auf Papier geführte Fahrtenbücher – beide Varianten sind zulässig. So sind kleine Papier-Fahrtenbücher unkompliziert im Schreibwarenhandel erhältlich. Sie sind handlich und für Selbstständige sehr gut geeignet.

In größeren Fuhrparks hat sich hingegen die elektronische Variante durchgesetzt, welche die Routen und Standorte durch GPS nachvollziehbar machen. Beide Varianten werden vom Finanzamt akzeptiert.

Wie führt man ein Fahrtenbuch?

Die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs ist essenziell und insbesondere gegenüber dem Finanzamt und Behörden von größter Wichtigkeit: Entspricht ein Fahrtenbuch nicht den festgelegten Anforderungen, pauschaliert das Finanzamt Privatfahrten. Die daraus resultierende steuerliche Belastung kann sehr erheblich ausfallen. Der Gesetzgeber geht grundsätzlich davon aus, dass Dienstwagen auch privat genutzt werden. Das Fahrtenbuch hält hingegen fest, welche Fahrten wirklich privat und welche definitiv rein beruflich geführt wurden.

Gesetzlich geregelt sind die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im § 6 Absatz 1 Nr.4 Satz 3 EStG.

Was sind die Mindestanforderungen eines Fahrtenbuchs?

Die im Fahrtenbuch dokumentierten Daten sind normiert. Mindestens anzugeben sind:

• Abfahrtsort und Zielort
• Datum sowie Uhrzeit beim Start und Ende der Fahrt
• Fahrer
• Zurückgelegte Entfernung, d. h. Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
• Zweck der Fahrt, beispielsweise ob es sich um eine private oder dienstliche Fahrt handelt

Bei Kundenterminen ist es möglich, einzelne Kundinnen und Kunden in zeitlich exakter Reihenfolge in einer Fahrt zusammen zu fassen. Bei Privatfahrten reichen die Kilometer (Kilometerstände), das Datum und der Vermerk „privat“. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt der kurze Vermerk „W-A“. Zudem müssen die Einträge „plausibel“ sein. Doch was bedeutet das? Was „plausibel“ heißt, entscheidet im Zweifel der Finanzbeamte: Beispielsweise ob es glaubhaft ist, dass der Dienstwagen wirklich niemals für Privatfahrten genutzt wurde.

Warum führt man ein Fahrtenbuch?

Es gibt zwei Hauptgründe für die Führung eines Fahrtenbuches:

• zur steuerlichen Abrechnung
• aufgrund behördlicher Auflagen

Ein Fahrtenbuch zum Zweck der betriebsinternen und steuerlichen Abrechnung ist der Hauptgrund zur Verwendung eines Fahrtenbuches. Es wird aus steuerlichen Gründen zum Nachweis tatsächlich betrieblicher Fahrten geführt.

Aber auch die Polizei kann die Auflage zur Führung eines Fahrtenbuchs nach § 31a der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung veranlassen, beispielsweise nach schweren Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung, wenn die Feststellung eines Fahrzeugführers nicht möglich war. Diese Auflage betrifft ausschließlich den Fahrzeughalter. Bei Firmen mit einem Fuhrpark, die sowieso Fahrtenbücher führen, kann die Behörde ebenfalls Einsicht in die Fahrtenbücher verlangen. Diese Auflage gilt in der Regel für einen bestimmten Zeitraum, der aber auch „bis auf Weiteres“ lauten kann.

Welche Vorteile hat das Fahrtenbuch bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor?

Bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor bietet die Führung eines Fahrtenbuchs große Steuersparvorteile, denn es kommt lediglich zu einer Besteuerung der tatsächlich durchgeführten Privatfahrten. Bei Anwendung der Pauschalmethode ist bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor ein Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil, zuzüglich 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zu versteuern. Gerade für Fahrzeuge mit hohen Bruttolistenpreisen ist daher die Führung von Fahrtenbüchern sehr zu empfehlen.

Für mittelteure Elektrofahrzeuge mit einem Listenpreis bis € 60.000,00 (ab 2024 für Fahrzeuganschaffungen nach dem 31.12.2023: € 80000,00) gilt die sogenannte Viertelregelung, d.h. dass bei Anwendung der Pauschalmethode nur ein Prozent aus einem Viertel des Listenpreises als geldwerter Vorteil zu verteuern ist. Damit schrumpft der Unterschied zwischen der Pauschal- und der Fahrtenbuchmethode im Regelfall um ein Viertel. Ob sich der Aufwand für die Führung eines Fahrtenbuches bei E-Autos lohnt, ist fallweise zu beurteilen.

Stand: 1. Januar 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Kassenbuch

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch erfasst alle baren Geschäftsvorfälle eines Unternehmens und dient der Verwaltung der internen Kasse.

Wozu dient ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch bietet einen Überblick über die aktuellen Bargeldbewegungen im Unternehmen, enthält auch die entsprechenden Buchungsbelege und stellt bei Kleingewerbetreibenden eine vereinfachte Form der Buchführung dar. Die Führung eines Kassenbuchs unterstützt auch die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Alle selbstständig Tätigen, die Zahlungen bar entgegennehmen, müssen zusätzlich zur doppelten Buchführung ein Kassenbuch führen. Sie müssen auch eine reale Kasse betreiben, aus der Barentnahmen für Ausgaben getätigt werden können, beispielsweise zur Beschaffung von Verbrauchsmaterialien oder Vorstreckung von Reisekosten. Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung unterstützt die Anfertigung der obligatorischen Steuervoranmeldungen.

Wie werden die Daten erfasst?

Das Kassenbuch kann entweder handschriftlich, elektronisch mittels Software oder online über Webapplikation geführt werden. Im Kassenbuch müssen alle Bargeldbewegungen vollständig und zeitnah erfasst werden. Hierzu zählen auch Privatentnahmen und Privateinlagen. Die Belege zu den einzelnen Geschäftsvorfällen sind sortiert, gekennzeichnet und in Papierform oder in einem digitalen Archiv abzulegen. Die Abgabenordnung schreibt vor, dass die Buchführung so beschaffen sein muss, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Des Weiteren müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Welche Daten werden im Kassenbuch erfasst?

Grundsätzlich enthält jede Kassenbuchseite folgende Daten:

• Name und Adresse
• Monat und Jahr
• Steuer- oder USt-ID-Nummer
• Kassenanfangsbestand und -endbestand
• Summe der Einnahmen
• Summe der Ausgaben
• Einzahlungen auf Girokonto

Bei jeder Buchung von Bareinnahmen oder Barausgaben sind folgende Daten zu erfassen:

• Belegnummer
• Datum
• Bezeichnung (Verwendungszweck, z. B. Rechnungseingang)
• Betrag Einnahme bzw. Ausgabe, jeweils brutto
• Steuersatz
• Betrag Umsatzsteuer/Vorsteuer
• aktueller Kassenbestand
• Kontobezeichnung laut verwendetem Kontenrahmen, z. B. SKR 03 bzw. SKR 04

Welche Melde- und Belegausgabepflichten gelten?

Nach dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (v. 23.12.2016 BGBl 2016 I S 3152) müssen Unternehmerinnen und Unternehmer seit 2020 dem zuständigen Betriebsfinanzamt die Anschaffung neuer oder die Stilllegung alter elektronischer Kassen innerhalb eines Monats melden (§ 146a Abs. 4 Satz 1 u. 2 Abgabenordnung-AO). Zudem müssen Unternehmer, die elektronische Kassensysteme verwenden, jeder Kundin bzw. jedem Kunden einen Kassenbeleg aushändigen. Die Kassenbelege können in Papierform oder elektronisch als JPG- oder PDF-Datei ausgegeben werden (näheres vgl. § 6 KassenSichV). Unternehmen mit Warenverkäufen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können aus Zumutbarkeitsgründen einen Befreiungsantrag stellen.

Welche zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss vorliegen?

Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen seit dem 1.1.2020 über eine sogenannte „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“ (zTSE) verfügen. Dies schreibt § 146a Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung-AO vor. Eine solche Sicherheitseinrichtung besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermodul und einer digitalen Schnittstelle (siehe u. a. „www.bsi.de“ oder „www.dfka.net“). Die zTSE soll sicherstellen, dass jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall sowie andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Das Speichermodul ist Außenprüfungen der Finanzbehörden zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO).

Stand: 1. Januar 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Rechnungsmerkmale

Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

Auf den Rechnungen sind folgende Mindestangaben zu machen:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung (Leistungsempfänger)
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
• Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
• Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder sonstigen Leistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (§ 3a Abs. 2 UStG) ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG).
• Bei steuerpflichtigen Umsätzen, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, ist außerdem auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen. Dies betrifft Umsätze i.S. § 13b Abs. 2 UStG, also u. a. Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers als auch Umsätze bzw. sonstige Leistungen an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (Reverse-Charge-Verfahren).
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig ver­geben werden)
• Bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
• Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
• Bei Lieferungen/Leistungen an Grundstücken (Handwerkerleistungen) für private Leistungsempfänger oder Unternehmer, die die Leistung für private Zwecke verwenden, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren“
• Abrechnung im Gutschriftsverfahren: Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert angegeben werden, etwa durch das Wort „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
• Bei Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (§ 13b UStG): Die Rechnung muss zwingend die Angabe: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG).
• Bei Reiseleistungen: Abrechnungen über Reiseleistungen müssen die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ enthalten (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).
• Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Für Rechnungen aus Umsätzen mit Gebrauchsgegenständen, für die die Differenzbesteuerung in Anspruch genommen wird, gelten folgende Pflichtangaben (vgl. § 14a Abs. 6 Satz 1 UStG):
  • „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“,
  • „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder
  • „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“

Spezielle Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag € 250,00 nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

• Name und Anschrift der bzw. des liefernden oder leistenden Unternehmerin bzw. Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe: ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
• Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Ausstellungsdatum der Rechnung

Rechnung über Differenzbesteuerung

Bei Anwendung der Differenzbesteuerung darf der Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Die Vorschriften über den gesonderten Umsatzsteuerausweis finden insoweit keine Anwendung (§ 14 a Abs. 6 Satz 2 UStG). – Auf der Rechnung sind in den Fällen der Differenzbesteuerung die Angaben „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ zwingend erforderlich (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).

Sonderregelungen für innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG) muss der Unternehmer bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Umsatzausführung folgt, zwingend eine Rechnung ausstellen (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). In der Rechnung ist zusätzlich zu den obigen allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Formulierungsvorschlag: „Als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 6a UStG.“

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn bei einer Lieferung folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind (§ 6a Abs. 1 Satz 1 UStG):

• Die Unternehmerin bzw. der Unternehmer oder die Abnehmerin bzw. der Abnehmer befördert oder versendet den Gegenstand der Lieferung in das übrige EU-Gemeinschaftsgebiet.
• Der Abnehmer ist
  • ein Unternehmer, der den Gegenstand der Lieferung für sein Unternehmen erworben hat, oder
  • eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand der Lieferung nicht für ihr Unternehmen erworben hat, oder
  • bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs auch jede andere Erwerberin bzw. jeder andere Erwerber.
•  Der Erwerb des Gegenstands der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung.

Die Voraussetzungen für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der liefernde Unternehmer nachweisen. Der Nachweis kann u. a. erfolgen durch eine Gelangensbestätigung, einen handelsrechtlichen Frachtbrief oder eine Bescheinigung des Spediteurs, die bestimmte Angaben zu enthalten haben.

Darüber hinaus möglich: das sogenannte Tracking-and-Tracing-Protokoll bei Transport durch Kurierdienstleister oder Empfangsbescheinigungen eines Postdienstleisters bei Postsendungen.

Keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung mit entsprechendem Ausweis von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ergibt sich bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in Gestalt des unternehmensinternen Verbringens. Hier besteht keine Rechnungsstellungspflicht, da der Unternehmer hier nicht „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ leistet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Sonderregelung für Bauleistungen

Bei Bauleistungen kommt es unter bestimmten Voraussetzungen zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das heißt, nicht die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer, sondern die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger ist Schuldnerin bzw. Schuldner der Umsatzsteuer. Zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers kommt es bei von einem im Inland ansässigen Unternehmer im Inland erbrachten Bauleistung. Der Leistungsempfänger muss dabei selbst Unternehmer sein und selbst Bauleistungen nachhaltig erbringen oder erbracht haben. Für die Nachhaltigkeit geht die Finanzverwaltung von einer 10-%-Grenze aus. Das heißt, ein Unternehmer erbringt nachhaltig Bauleistungen dann, wenn er mindestens zehn Prozent seines Weltumsatzes (Summe seiner im Inland steuerbaren und nicht steuerbaren Umsätze) als Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Satz 2, und 5 i. V. m. Abs. 2 Nr. 4 und 8 UStG sowie Abschn. 13b.3 USt-Anwendungserlass). Kommt es unter Anwendung obiger Kriterien zu einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, gilt Folgendes: Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, Beispiel: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen.“

Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Für Reparatur- und Wartungsarbeiten gibt es jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu € 500,00 gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hier nicht. Wird der Nettorechnungsbetrag überschritten, zählen Wartungsarbeiten nur dann als Bauleistungen, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden (R 13b.2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48b EStG) vor, kann davon ausgegangen werden, dass dieser die an ihn erbrachte Leistung seinerseits für eine Bauleistung verwendet. Eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft ist gleichfalls anzunehmen, wenn der Leistungsempfänger von der zuständigen Finanzbehörde die auf 3 Jahre befristete Bescheinigung (USt 1 TG) vorlegt. Aus dieser Bescheinigung ergibt sich die nachhaltige Tätigkeit des Unternehmers. Besitzt der Unternehmer einen solchen Nachweis, muss die Rechnungsstellung auch dann entsprechend erfolgen, wenn er den Vordruck gegenüber dem leistenden Unternehmer nicht verwendet.

In der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung Anlage UR Zeile 53) ist ein solcher Umsatz zu er­fassen. Der Leistungsempfänger darf auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an den Leistungsempfänger erbrachten Umsatz muss dieser in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden, soweit beim Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug besteht (Umsatzsteuerjahreserklärung Zeile 25).

Leistungsempfänger als Steuerschuldner

Das Prinzip der Steuerschuldnerschaft der Leistungsempfängerin bzw. des Leistungsempfängers wurde durch das Gesetz zur Anpassung des nationalen Steuerrechts an den Beitritt Kroatiens zur EU und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 25. Juli 2014 [ BGBl 2014 I S. 1266]). hinsichtlich der Bauleistungen umfassend geändert. Die Steuerschuldnerschaft gilt, außer für Bauleistungen, auch für folgende Umsätze:

• Lieferung von Wärme und Kälte über Wärme- und Kältenetze (§ 13b Abs. 2 Nr. 5 UStG)
• Lieferung von Industrieschrott, Altmetallen, Abfallstoffen und den sonstigen in der Anlage 3 zum UStG genannten Gegenständen (§ 13b Abs. 2 Nr. 7 UStG)
• Reinigung von Gebäuden und Gebäudeteilen (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG), darunter fallen Hausfassadenreinigungen sowie die Reinigung von Räumen und Inventar
• Lieferungen von Gold ab einem bestimmten Feingehalt (§ 13b Abs. 2 Nr. 9 UStG)
• Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Tablet-Computern und Spielekonsolen sowie von integrierten Schaltkreisen vor Einbau in einen zur Lieferung auf der Einzelhandelsstufe geeigneten Gegenstand, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens € 5.000,00 beträgt (nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt, § 13b Abs. 2 Nr. 10 UStG)
• Lieferungen u. a. von Silber, Platin, Roheisen Kupfer usw.*, wenn die Summe der für sie in Rechnung zu stellenden Entgelte im Rahmen eines wirtschaftlichen Vorgangs mindestens € 5.000,00 beträgt (nachträgliche Minderungen des Entgelts bleiben dabei unberücksichtigt, § 13b Abs. 2 Nr. 11 UStG)
  
  *zu den Liefergegenständen im Einzelnen vgl. Anlage 4 zum UStG

Die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft gilt hier insoweit, als dass die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger Unternehmerin bzw. Unternehmer ist. Bei den Gebäudereinigungsleistungen muss der Unternehmer, an den die Leistung erbracht wird, selbst derartige Leistungen erbringen. Liegen die Voraussetzungen vor, kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Steuerschuld und Vorsteuerabzug fallen somit auch für solche Leistungen künftig beim Leistungsempfänger zusammen.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit Ihre Kundinnen und Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen abzuziehen. Wurden über diese Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, sind die auf die Anzahlungen entfallenden Steuerbeträge abzuziehen (Abs. 7 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.

Elektronische Rechnungsstellung

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz UStGs). Seit dem 1. Juli können Rechnungen auf Papier oder „vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ auch elektronisch übermittelt werden. Gleichzeitig wurden die Regelungen für die Umsatzsteuer-Nachschau verschärft. Elektronisch gespeicherte und elektronisch übermittelte Rechnungen können im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau eingesehen werden. Hierzu wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG), entsprechend abgeändert. Wurden Rechnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträgerinnen und Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und – soweit erforderlich – hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen.

Erlaubte Übermittlungsformen

Ein Rechnungsversand ist möglich:

• durch E-Mail (Versand als schlichter E-Mail-Anhang ohne Signatur ausreichend)
• als PDF oder als Textdatei (E-Mail-Anhang oder auch zum Download)
• als Computer-Fax oder über Fax-Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax-Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung)
• durch Datenträgeraustausch
• mittels EDI-Verfahren und qualifizierter elektronischer Signatur (wie bisher weiterhin möglich)

Unverändert gilt sowohl für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass:

1. die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
2. die Unversehrtheit ihres Inhalts und
3. ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG). Wie Unternehmerinnen und Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.

Korrekturrechnungen

Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird nicht dadurch storniert, dass die Rechnungsempfängerin bzw. der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg).

Archivierung elektronischer Rechnungen

Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand – vor Verarbeitung oder Umwandlung – archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht zulässig.

Zustimmung des Empfängers

Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.

Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt (§ 27 b Abs. 2 UStG). Die Betriebsprüferin bzw. der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten E-Mail-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden. Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden – und zwar schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer.

Zusammenfassende Meldungen (ZM)

Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs. 2 UStG), sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte müssen vom Unternehmer regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern elektronisch übermittelt werden. Die Meldungen dienen der Überwachung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind monatlich zu erstatten. Unternehmerinnen und Unternehmer mit Umsätzen von nicht mehr als € 50.000,00 im Quartal können die zusammenfassende Meldung wie bisher quartalsweise erstatten. Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (vgl. BMF-Schreiben vom 15.6.2010 IV D 3 - S 7427/08/10003-03, Rz. 5). Die steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, müssen bei monatlichem Meldeturnus in der zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres gemeldet werden. Sie können auch wahlweise in der monatlichen Meldung angegeben werden (BMF a.a.-Rz. 10). Dauerfristverlängerungen für die Abgabe der Voranmeldungen gelten nicht für die Abgabe der ZM. Die Meldungen sind jeweils am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats/Quartals abzugeben.

Stand: 1. Januar 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Steuerfreie Lohnbestandteile für Arbeitnehmer

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmerinnen  Arbeitnehmern Fahrtkosten in Höhe der nach § 5 des Bundesreisekostengesetzes geltenden Wegstreckenentschädigungspauschalen steuerfrei erstatten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG, R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR 2023):

Pkw: (Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 ist für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer eine Pauschale von 0,38 Euro für 2022 bis 2026 anzusetzen, höchstens € 4.500,00 im Kalenderjahr.)

€ 0,30

sonstige motorbetriebene Fahrzeuge:

€ 0,20

Entfernungspauschale

Für die Veranlagungszeiträume 2021 bis 2026 ist für jeden Arbeitstag, an dem die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von 0,30 Euro und für jeden weiteren vollen Kilometer eine Pauschale von 0,38 Euro für 2022 bis 2026 anzusetzen, höchstens € 4.500,00 im Kalenderjahr. Ein höherer Betrag als € 4.500,00 ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt.

Die Zuschläge dürfen folgende Prozentsätze des Grundlohnes nicht übersteigen (§ 3b EStG):

• für Nachtarbeit: 25 %
• für Sonntagsarbeit: 50 %
• für Arbeit am 31. Dezember ab 14:00 Uhr und an den gesetzlichen Feiertagen: 125 %
• für Arbeit am 24. Dezember ab 14:00 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai: 150 %

Nachtarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 20:00 Uhr bis 6:00 Uhr. Wenn die Nachtarbeit vor 0:00 Uhr aufgenommen wird, erhöht sich der Zuschlagssatz auf 40 % in der Zeit von 0:00 Uhr bis 4:00 Uhr.

Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit ist die Arbeit in der Zeit von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr des jeweiligen Tages. Als Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit gilt auch die Arbeit in der Zeit von 0:00 Uhr bis 4:00 Uhr des auf den Sonntag oder Feiertag folgenden Tages.

Die gesetzlichen Feiertage werden durch die am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften bestimmt. Wird an einem Sonntag, der zugleich Feiertag ist, gearbeitet, kann ein Zuschlag nur bis zur Höhe des jeweils geltenden Feiertagszuschlages steuerfrei gezahlt werden (R 3b Abs. 4 LStR 2023). Die Sonntage an Ostern und Pfingsten zählen zu den gesetzlichen Feiertagen. Dies gilt auch dann, wenn sie in den am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften nicht ausdrücklich als Feiertage genannt werden (R 3b Abs. 3 Satz 3 LStR 2023).

Wir weisen darauf hin, dass aufgrund der gesetzlichen Regelungen durch das Entgeltfortzahlungsgesetz und das Bundesurlaubsgesetz die Zuschläge auch in Zeiten von Krankheit und Urlaub fortgezahlt werden müssen. Diese sind allerdings lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (vgl. dazu § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten) “Sachbezüge von insgesamt € 50,00 () pro Kalendermonat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Ein steuerfreier Sachbezug im Rahmen der Regelung in § 8 Absatz 2 Satz 1 i,V.m Satz 11 EStG liegt bei jeder nicht in Geld bestehenden Einnahme vor. Dazu zählen beispielsweise (vgl. H 8.1.(1-4) LStH 2023:

Zusätzlich zum Arbeitslohn gewährte Gutscheine oder Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins berechtigen. Seit 2022 dürfen Warengutscheine nur in einem begrenzten regionalen Gebiet einlösbar sein. Außerdem darf der Warengutschein nur zum Bezug eines begrenzten Dienstleistungs- oder Warenspektrums berechtigen. Steuerschädlich ist, wenn der Gutschein/die Geldkarte zum Marketplace/Onlinebezug für eine beliebige Anzahl von Waren berechtigt. Seit Januar 2022 dürfen Geldkarten nicht über eine Barauszahlungsfunktion verfügen bzw. Merkmale eines generellen Zahlungsinstruments besitzen. Zweckgebundene Geldleistungen (z. B. laufende Zuwendungen bei Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio), nachträgliche Kostenerstattungen oder andere, auf einen Geldbetrag lautende Zuwendungen des Arbeitgebers sind hingegen generell keine Sachbezüge.

Ein Sachbezug liegt auch dann nicht vor, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch gegenüber dem Arbeitgeber hat, ihm anstelle der Sache den Barlohn in Höhe des Werts des Sachbezugs auszubezahlen, selbst wenn der Arbeitgeber die Sache zuwendet oder es sich um im Inland gültige gesetzliche Zahlungsmittel oder Zahlungen in einer gängigen, frei konvertiblen und im Inland handelbaren ausländischen Währung handelt

Unter einen Sachbezug fällt auch die Überlassung sogenannter „Jobtickets“, die seit 1.1.2019 lohnsteuerfrei sind. Seit 2020 erfolgt eine Anrechnung des Sachbezugs auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers nicht mehr, wenn der Arbeitgeber das Jobticket mit 25 % pauschal versteuert. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können im Einzelnen wählen zwischen einem Pauschalsteuersatz von 15 % unter Anrechnung auf die Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG) oder einem Pauschalsteuersatz von 25 % ohne Minderung der Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG). Diese Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt auch für solche Jobtickets, die nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, sondern nach vereinbarter Gehaltsumwandlung ausgegeben werden.

In allen Fällen darf der Sachbezug in seinem Wert die Freigrenze von € 50,00 (bis 2021: € 44,00) monatlich pro Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer nicht übersteigen. Bei auch nur geringfügigem Übersteigen dieser Grenze wird der volle Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein Hochrechnen der Monatsbeträge in Jahresbeträge ist unzulässig.

Aufmerksamkeiten

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten aus persönlichem Anlass bis zu einem Wert von € 60,00 (R 19.6 LStR 2023). Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit. Aufmerksamkeiten können neben den steuerfreien Sachbezügen (siehe oben) gewährt werden.

Betreuungsleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Serviceleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie steuerfrei anbieten. Darunter fallen die Beratung und Vermittlung von Betreuungsleistungen für Kinder und pflegebedürftige Angehörige (§ 3 Nr. 34a EStG i.d.F Zollkodex-Anpassungsgesetz). Die Leistungen sind in tatsächlicher Höhe lohnsteuerfrei. Eine Höchstbetragsgrenze ist vom Gesetz nicht vorgesehen.

Zudem sind Zahlungen des Arbeitgebers bis zur Höhe von € 600,00 jährlich zur kurzfristigen Betreuung von Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben (im Fall einer Behinderung beträgt die Altersgrenze 25), oder von pflegebedürftigen Angehörigen des Arbeitnehmers steuerfrei, sofern die Betreuung aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig wird.

Voraussetzung ist, dass die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten.

Steuerfrei und von Sozialabgaben unbelastet sind Zuschüsse der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (§ 3 Nr. 33 EStG, R 3.33 LStR 2023). Den nicht schulpflichtigen Kindern stehen schulpflichtige Kinder gleich, solange sie mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt oder noch nicht eingeschult sind ( R 3.33 Abs. 3 Satz 4 LStR 2023. Hierzu zählen betriebseigene und außerbetriebliche Kindergärten, Kindertagesstätten und auch eine Unterbringung bei einer Tagesmutter, sofern diese nicht als Angestellte des Arbeitnehmers anzusehen ist, sondern als Selbstständige tätig wird. Steuerfrei sind nur Unterkunft, Betreuung und Verpflegung der Kinder. Nicht steuerfrei sind Leistungen für die Vermittlung einer Unterbringungsmöglichkeit (R 3.33 Abs. 1 Satz 3 LStR 2023). Dasselbe gilt für Zuschüsse zur Beförderung des Kindes zwischen Wohnung und Kindergarten. Soweit Arbeitgeberleistungen auch den Unterricht des Kindes umfassen, sind sie nicht steuerfrei.

Steuerfrei sind nur Arbeitgeberzuwendungen, die zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten. Ein Gehaltsverzicht des Arbeitnehmers zugunsten des Betreuungszuschusses (Barlohnumwandlung) führt nicht zu einer steuerlichen Anerkennung der Zuwendung.

Übliche Zuwendungen der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers an die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei, wenn sie einen Betrag von € 110,00 (inkl. Umsatzsteuer) nicht übersteigen. Der Freibetrag gilt je Betriebsveranstaltung bis zu maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4 EStG).

Als Betriebsveranstaltungen gelten sämtliche von der Betriebsleitung, dem Betriebsrat usw. organisierte Zusammenkünfte mit der Belegschaft aus besonderem Anlass, welche den Charakter einer Gesellschaftsveranstaltung und Feier haben. Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss dabei allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen stehen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG). Beispiele sind u. a. Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern und Betriebsausflüge.

Auch mehrtägige Veranstaltungen sind steuerfrei, sofern der Freibetrag von € 110,00 inkl. USt. eingehalten wird.

Maßgeblich für die Berechnung des Freibetrages sind nach der BFH-Rechtsprechung (Urt. v.29.4.21 VI R 31/18) alle mit der Betriebsveranstaltung in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers inklusive der Umsatzsteuer. Nach Auffassung des BFH besteht keine Rechtsgrundlage, „bestimmte einzelne Aufwendungen des Arbeitgebers aus der Bemessungsgrundlage auszuscheiden“. Unerheblich ist, ob Aufwendungen beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen oder nicht.

Alle Aufwendungen des Arbeitgebers sind dem Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen zuzurechnen.

Überschreiten die Aufwendungen den 110-Euro-Freibetrag, ist der Mehrbetrag der Lohnsteuer zu unterwerfen. Nimmt beispielsweise die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer selbst mit einer Begleitperson teil und betragen die Aufwendungen je Person inkl. Umsatzsteuer € 200,00, sind € 110,00 steuerfrei und € 90,00 lohnsteuerpflichtig. Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber kann hier alternativ die Pauschalversteuerung wählen und die Steuern übernehmen.

Steuerfrei bleiben typische Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von € 60,00 pro Anlass. Typische Aufmerksamkeiten sind Geschenke wie Bücher, Blumen, CDs zum Geburtstag oder zur Hochzeit.

Als Aufmerksamkeiten gelten auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich bereitstellt, sofern deren Wert € 60,00 nicht überschreitet (R 19.6 LStR 2023).

Typische Berufskleidungen sind zum Beispiel der Blaumann, Arbeitshandschuhe, der schwarze Anzug des Leichenbestatters (BFH, 30.9.1970 I R 33/69), die Dienstkleidung eines Polizisten (FG Niedersachsen, Urt. V. 12.9.2002 16 K 10551/99), Arztkittel und Arztjacke (BFH, 6.12.1990 IV 65/90), nicht aber weiße Hosen oder Schuhe oder eine einheitliche bürgerliche Kleidung für das Verkaufspersonal, auch wenn diese durch die Kleiderordnung der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers vorgegeben sind (FG Düsseldorf 12.12.2000 17 K 4509/95). Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer eines Speiselokals, der die Funktion eines Oberkellners ausübt, hat der BFH auch die Kombination einer schwarzen Hose in Verbindung mit einer weißen Kellnerjacke als typische Berufskleidung angesehen (BFH, Urteil vom 4.12.1987, VI R 20/85).

In einem neueren Urteil lehnte der BFH-Aufwendungen für bürgerliche Kleidung als Berufskleidung generell ab. Kosten für bürgerliche Kleidung zählen zu den unverzichtbaren Aufwendungen der Lebensführung (BFH, Urt. V. 16.3.2022 VIII R 33/18; veröffentlicht am 23.6.2022). Businesskleidung wie Anzüge, Hemden und Schuhe zählen nicht zur Berufskleidung (Finanzgericht Hamburg, Urt. V. 26.3.2014- 6 K 231/12). Ebenso wenig als Werbungskosten abziehbar sind Aufwendungen eines Croupiers für einen schwarzen Anzug (FG Baden-Württemberg v. 31.1.2006- 4 K 448/01).

Die Reinigung von typischer Berufskleidung zählt nicht zu den steuerlich absetzbaren Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (R 3.31 LStR 2023).

Eine Weiterbildung bzw. Fortbildung liegt vor, wenn sie zur Erweiterung und Vertiefung berufsbezogener Kenntnisse erfolgt. Werden diese Bildungsmaßnahmen vom Arbeitgeber veranlasst und die Kosten von ihm getragen (für Rechnung des Arbeitgebers), so können diese steuerfrei ausbezahlt werden. Voraussetzung ist, dass die Bildungsmaßnahmen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers durchgeführt werden. Aufwendungen sind zum Beispiel Lehrgangsgebühren, Prüfungsgebühren, Kosten für Fachbücher und -zeitschriften, Schreibmaterial, Teilnahme- und Tagungsgebühren, Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Kosten der Unterkunft.

Mit Belegschafts- oder Personalrabatten werden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern kostenlose oder ver­billigte Waren bzw. Dienstleistungen überlassen. Der erzielte Preisvorteil durch Per­so­nal­rabatt ist bis zu einem Freibetrag von € 1.080,00 pro Kalenderjahr steuerfrei. Bemessungsgrundlage für die Sachbezüge bildet der um vier Prozent geminderte Endpreis (einschließlich der Umsatzsteuer), zu dem die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung fremden Letztverbrauchern anbietet. Der Preisvorteil errechnet sich aus der Differenz dieses verminderten Endpreises zum vom Arbeitnehmer tatsächlich entrichteten Preis.

Rabatte, die der Arbeitgeber nicht nur seinen Arbeitnehmern, sondern auch fremden Dritten üblicherweise einräumt, begründen bei Arbeitnehmern keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn (BFH, Urteil vom 26.7.2012 VI R 27/11). Letzteres gilt insbesondere auch für Rabatte von Werksangehörigen aus der Automobilbranche: Als Bemessungsgrundlage für den Endpreis i.S. des Gesetzes nicht geeignet sind unverbindliche Preisempfehlungen eines Automobilherstellers (BFH, Urteil vom 17.6.2009 – VI R 18/07). Unverbindliche Preisempfehlungen entsprechen im Regelfall nicht dem tatsächlichen Angebotspreis im allgemeinen Geschäftsverkehr. Denn auf unverbindliche Preisempfehlungen werden im Regelfall Preisnachlässe gewährt.

Das BMF hat hierzu in einem Schreiben die rückwirkend ab 1. Januar 2009 gültigen Bewertungsregeln für Personalrabatte veröffentlicht, die Automobilhersteller oder -händler ihren Arbeitnehmern beim Kfz-Kauf gewähren (BMF, Schreiben vom 18.12.2009 - IV C 5 - S 2334/09/10006 - 2009/0830813).

Das BMF hat dabei bei der Ermittlung des tatsächlichen Angebotspreises einzelne Faktoren den veränderten Marktbedingungen angepasst und u. a. bestimmt, dass Endpreis i. S. v. § 8 Abs. 3 EStG der Preis ist, der sich ergibt, wenn 80 % des Preisnachlasses, der durchschnittlich beim Verkauf an fremde Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr tatsächlich gewährt wird, von dem empfohlenen Preis abgezogen wird.

Kosten für einen beruflich veranlassten Umzug können von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber im Rahmen der Höchstbeträge nach dem Bundesumzugskostengesetz bzw. der Auslandsumzugskostenverordnung steuerfrei erstattet werden.

Zu unterscheiden ist zwischen:

• Umzugskosten für die Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort in die Wohnung außerhalb des Beschäftigungsorts. Diese können nicht steuerlich geltend gemacht werden (Kosten der privaten Lebensführung).
• Umzugskosten für die Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort in eine andere, ausschließlich aus beruflichen Gründen genutzte Wohnung am Beschäftigungsort. Diese sind als Werbungskosten abzugsfähig (R 9.11 Abs. 9 Satz 5 LStR 2023).
• Umzugskosten nach Wegverlegung des Lebensmittelpunkts vom Beschäftigungsort durch endgültige Aufgabe der Zweitwohnung am Beschäftigungsort: Diese können insoweit als Werbungskosten geltend gemacht werden, als dass die Auflösung ausschließlich beruflich veranlasst ist (R 9.11 Abs. 9 Satz 4 LStR 2023).
• Im Fall eines möglichen Werbungskostenabzugs sind die Kosten im Einzelnen nachzuweisen. Ein Ansatz von Pauschalen kommt nicht in Betracht (R 9.11 Abs. 9 Satz 2 LStR 2023).
• In allen sonstigen Fällen (z. B. infolge des Eintritts in den Ruhestand) sind Umzugskosten Kosten der privaten Lebensführung.

Unterstützungsleistungen von privaten Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern an einzelne Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmer bei Krankheits- und Notfällen können bis zu € 600,00 je Kalenderjahr steuerfrei erfolgen. Ein € 600,00 übersteigender Betrag ist auch dann steuerfrei, wenn er anlässlich eines besonderen Notfalls gewährt wird. Bei der Beurteilung, ob ein solcher Notfall vorliegt, sind stets die Einkommensverhältnisse und der Familienstand des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Arbeitslosigkeit stellt keinen besonderen Notfall dar (R 3.11 LStR 2023).

Betriebliche Gesundheitsförderung

Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn (zu den gesetzlichen Voraussetzungen siehe § 8 Abs. 4 EStG und Anmerkung unten) können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber bis zu € 600,00 je Arbeitnehmerin bzw. je Arbeitnehmer und Jahr für Gesundheitsfördermaßnahmen i.S. von § 20a Abs. 1 i. V. mit § 20 Abs. 1 Satz 3 SGB V steuerfrei aufwenden (§ 3 Nr. 34 EStG). Förderungsfähige Gesundheitsmaßnahmen sind jene, die im Leitfaden Prävention der Spitzenverbände der Krankenkassen enthalten sind, u. a. Kurse zur gesunden Ernährung, Rückengymnastik, Suchtprävention, Stressbewältigung. Dazu gehören auch Massagen, wenn sie in den betrieblichen Räumen ausgeführt werden. Nicht steuerfrei sind Zuschüsse des Arbeitgebers für Beiträge zu Sportvereinen oder Fitnessstudios. Steuerfrei sind auch Barleistungen an den Arbeitnehmer. Voraussetzung ist jeweils, dass die Leistungen vom Arbeitgeber zusätzlich erbracht werden und keine Arbeitsentgeltwandlung darstellen.

Erholungsbeihilfen

Für Erholungsbeihilfen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer in einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, wenn diese € 156,00 für den Arbeitnehmer, € 104,00 für dessen Ehegatten und € 52,00 für dessen Kind je Kalenderjahr nicht übersteigen und der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG). Die Sicherstellung der Verwendung von Erholungsbeihilfen setzt voraus, dass der Arbeitgeber über die Verwendung der Mittel Kenntnis hat (BFH vom 19.9.2012 - VI R 55/11). Pauschal besteuerte Erholungsbeihilfen gelten nicht als Arbeitsentgelt i.S.d. Sozialversicherungsrechts, sind also sozialversicherungsfrei. Zur Dokumentation sind Belege zu den Lohnunterlagen zu nehmen.

Anmerkung: zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn werden Leistungen des Arbeitgebers erbracht, wenn:

1. die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird,
2. der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird,
3. die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und
4. bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird (§ 8 Abs. 4 EStG)

Stand: 1. Januar 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Steuertermine

Termine und Fristen zur Abgabe von Steuererklärungen und Fälligkeit von Steuerzahlungen für die wichtigsten Steuern

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen grundsätzlich bis zum 10. des dem Anmeldungszeitraum folgenden Monats abgegeben werden. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, ist der nächste Werktag der Fälligkeitstag.

Hat die Unternehmerin bzw. der Unternehmer beim zuständigen Finanzamt einen Antrag auf Dauerfristverlängerung gestellt, verlängert sich die Frist zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlung um jeweils einen Monat.

Bei Unternehmern, die zur monatlichen Abgabe von Voranmeldungen verpflichtet sind, wird dem Antrag auf Dauerfristverlängerung nur stattgegeben, wenn sie jedes Jahr bis zum 10.2. eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der gesamten Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres anmelden und entrichten. Die Sondervorauszahlung wird i.d.R. bei der Umsatzsteuervorauszahlung für den Dezember angerechnet.

* Verschiebung des Termins auf diesen Tag (nächster Werktag) wegen Feiertag (§ 108 Abs. 3 AO)

** Verschiebung des Termins bzw. das Ende der Schonfrist auf den 16.8. nach § 108 Abs. 3 AO in Bayern und Saarland wegen Mariä Himmelfahrt

Zusammenfassende Meldungen sind monatlich abzugeben und bis zum 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Meldezeitraumes (Kalendermonats) zu erstatten (§ 18a Abs. 1 UStG). Unternehmerinnen und Unternehmer mit meldepflichtigen Umsätzen von nicht mehr als € 50.000,00 können die Meldungen bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres erstatten. Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften. Zusammenfassende Meldungen sind zwingend mit Authentifizierung zu übermitteln. Es ist keine Dauerfristverlängerung möglich.

Für das Kalenderjahr 2024 gelten folgende Abgabetermine (Schonfristen in Klammern):

* Verschiebung des Termins auf diesen Tag (nächster Werktag) wegen Feiertag (§ 108 Abs. 3 AO)

Für das Kalenderjahr 2024 gelten folgende Abgabetermine (Schonfristen in Klammern):

* Verschiebung des Termins auf diesen Tag (nächster Werktag) wegen Feiertag (§ 108 Abs. 3 AO)

Sozialversicherungsbeiträge

Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankenarbeitstag des jeweiligen Monats fällig.

Die Beitragsnachweise müssen zwei Arbeitstage vor Fälligkeit an die Einzugsstelle übermittelt werden.

* Verschiebung des Termins auf diesen Tag (nächster Werktag) wegen Feiertag (§ 108 Abs. 3 AO)

* Verschiebung des Termins auf diesen Tag (nächster Werktag) wegen Feiertag (§ 108 Abs. 3 AO)

** Verschiebung des Termins bzw. das Ende der Schonfrist auf den 16.8. nach § 108 Abs. 3 AO in Bayern und Saarland wegen Mariä Himmelfahrt

Grundsteuer-Zahlungen

* Verschiebung des Termins auf diesen Tag (nächster Werktag) wegen Feiertag (§ 108 Abs. 3 AO)

** Verschiebung des Termins bzw. das Ende der Schonfrist auf den 16.8. nach § 108 Abs. 3 AO in Bayern (und Saarland wegen Mariä Himmelfahrt

Allgemeiner Hinweis: Abweichende Termine für Kleinbeträge nach Bestimmung der Gemeinde möglich.

Steuererklärungsfristen für 2020 bis 2024

Generelle Abgabefrist:

Für Steuererklärungen, die sich auf ein Kalenderjahr beziehen, gilt generell eine Abgabefrist von sieben Monaten nach Ablauf des entsprechenden Veranlagungszeitraums, sofern der Steuerpflichtige nicht beraten ist (§ 149 Abs. 2 Satz 1 AO). Werden die Steuererklärungen durch eine Angehörige oder einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe erstellt, gilt eine generelle Frist zur Abgabe der Steuererklärung zum Ablauf des. 28./29.2. des Zweitfolgejahres bzw. bei Land- und Forstwirtschaft mit abweichendem Wirtschaftsjahr bis zum 31.7. des Zweitfolgejahres (§ 149 Abs. 3 AO).

Verlängerte Abgabefristen für 2021 bis 2024

Für Erklärungen der Einkommensteuer und Körperschaftsteuer für 2021 bis 2024 gelten nach dem Vierten Corona-Steuerhilfegesetz folgende verlängerte Abgabefristen:

Fristverlängerungen sind generell möglich, falls die Erklärungsfristen ohne Verschulden nicht eingehalten werden konnten (§ 109 Abs. 2 AO).

Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärungen 2021 bis 2024

Für die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärungen für 2021 bis 2024 gelten die für Einkommensteuer- bzw. Körperschaftsteuererklärungen entsprechenden Abgabefristen.

Klammerangaben (): Zahlungsschonfrist

Die Zahlungsschonfrist gilt nicht bei einer Barzahlung und Zahlung per Scheck. Sie gilt nur bei einer Überweisung und beim Lastschrifteinzugsverfahren. Scheckzahlungen gelten erst drei Tage nach Eingang des Schecks als geleistet.

Stand: 1. Januar 2024

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.